15 tipů, jak si organizovat čas a být produktivní

Máte pocit, že se na vás všechno valí, nestíháte žít a potřebovali byste alespoň týden k dobru, abyste zvládli odbavit všechny úkoly, které na vás křičí z to-do listu? Málo spíte, stresujete se a pořád přemýšlíte nad tím, jak je možné, že jste za celý den zase nic neudělali?

Ani nevíte, jak vám rozumím. Když jsem při práci ještě studovala, tyhle pocity jsem zažívala pravidelně. Postupem času jsem si ale našla způsob, jak se s tím poprat. Naučila jsem se efektivněji plánovat, organizovat si čas a pochopila jsem, že pokud chci být produktivní, musím taky někdy odpočívat. A patnáct tipů, které při práci (na volné noze) považuji za nejdůležitější, jsem vám sepsala do následujících řádků;

• Ujasněte si priority. Ať se nám to líbí, nebo ne, den každého z nás má vždy jen čtyřiadvacet hodin. Všichni jsme na tom stejně a to, že na něco údajně nemáme čas, znamená, že jsme dali přednost jiným aktivitám. Nemám čas rovná se není to moje priorita, a tudíž jsem si neudělal čas. Nic víc, nic míň.
• Určete si své dlouhodobé cíle a naučte se říkat ne. Každý rok si někam napište (ideálně SMART) cíle, kterých chcete dosáhnout, a kdykoliv se budete rozhodovat, jestli do něčeho jít, nebo ne, zamyslete se, jestli vám to k jejich dosažení pomůže. Pokud je vaším cílem (a prioritou) trávit víc času s rodinou, odmítnete díky tomu práci, která je možná dobře zaplacená, ale budete v ní od nevidím do nevidím. Jestli se chcete dostat mezi nejbohatší osobnosti Česka, kývnete tak na každou pracovní příležitost, která vám přijde do cesty.
• Poznejte sami sebe. Většina seberozvojových příruček radí vstávat v pět a udělat ty nejsložitější úkoly dopoledne, ale jestli vám tento režim nevyhovuje, nemusíte hned házet flintu do žita. Nejdůležitější je poznat sám sebe, vědět, v jaké části dne jste nejproduktivnější, a podle toho si organizovat čas. Vytvořte si svou vlastní pracovní rutinu a té se držte.
• Vstávejte brzy a / nebo neodkládejte budík. I když teď trochu popírám předchozí bod, z vlastní zkušenosti říkám, že vstávat před šestou je jedna z nejúčinnějších věcí, která mi pomáhá stíhat vše, co chci. Je pro vás představa brzkého vstávání nereálná? Tak zkuste alespoň neodkládat budík. Narušuje to přirozený rytmus těla a ve výsledku budete ještě víc unavení, než kdybyste vstali na první zazvonění.
• Plánujte. Všechno. Alespoň jednou týdně si sedněte k diáři a rozplánujte si, co, kdy, kde a s kým budete v následujících dnech dělat. A nemusí jít nutně jen o pracovní úkoly. Do diáře si zapisujte i cvičení, procházky, setkání s přáteli, úklid a v neposlední řadě i čas pro sebe.
• Pište si podrobné to-do listy. Ať už zvolíte papírovou nebo online formu, zapisujte si vše, co chcete nebo musíte udělat. A když máte před sebou nějaký složitý úkol, rozdělte si ho na menší položky a ty si postupně odškrtávejte. Je to mnohem větší motivace, než když před sebou pořád tlačíte jednoho obřího strašáka.
• Seřaďte si úkoly podle priority. Když už máte všechno hezky zapsané, seřaďte si položky podle toho, co nejvíc hoří. Nahoru si dejte úkoly, které musíte vyřídit hned, doprostřed to, co počká do konce týdne, a na konec věci, které nespěchají, ale pomůžou vám dosáhnout cílů, ke kterým směřujete. S prioritizováním vám může pomoct i Eisenhowerova matice.
• Počítejte s tím, že se vždycky objeví nějaký problém. Při odhadování toho, kolik času vám co zabere, buďte realističtí a vždy si nechte časovou rezervu. Já si zpravidla nastavuji deadliny všech úkolů o tři dny dřív, a když se něco po… kazí, mám dostatek času to v klidu vyřešit.
• Aplikujte pravidlo pěti minut. Co si pod tím představit? Vše, co netrvá víc než pět minut, udělejte hned. Umyjte nádobí, zalijte kytky, odpovězte na pár e-mailů, objednejte se k lékaři. Zkrátka a dobře přestaňte jednou provždy odkládat malé úkoly, které na vás zbytečně křičí z to-do listu.
• Určete si místo pro práci. Od té doby, co jsem na volné noze, se snažím řídit heslem, že venku se pracuje, doma odpočívá, a když teď nemůžu vysedávat v kavárnách, chodím do coworkingu WorkLounge. Jestli se vám dobře pracuje doma, vytvořte si domácí pracovnu nebo pracovní koutek, v opačném případě můžete zvážit členství v coworkingu.
• Vyhněte se multitaskingu. I když se může zdát, že vám pomůže zvládnout víc věcí najednou, zpravidla má spíš opačný efekt.
• Dělejte si přestávky. Osobně nejsem zastáncem techniky pomodoro, ale princip, na kterém je založená, mi pomáhá ve velkém. Pauzy si většinou dělám po každém splněném úkolu nebo ve chvíli, kdy kreativita odmítá spolupracovat. Koukat několik minut na prázdnou stránku ve Wordu jen proto, že teď bych měla pracovat, je zbytečné. Mnohem lépe mi funguje zaměřit pozornost na jiné činnosti a vrátit se k psaní, až když načerpám inspiraci.
• Nezapomínejte na kvalitní stravu a spánek. Naše tělo funguje jako motor a bez kvalitního paliva vám budou všechny předchozí tipy k ničemu. Jídlo je alfou a omegou všeho, co děláme, proto jeho úlohu nepodceňujte. To samé platí i o kvalitním spánku.
• Odpočívejte a bavte se. Když už jsme u té stravy, použiji přirovnání, které mi poradila moje psychoterapeutka. Abychom byli zdraví, musíme přijímat všechny makroživiny. Nemůžeme žít jen z bílkovin, nebo sacharidů. A to samé platí i o psychickém zdraví; jestli chceme být v pohodě, je důležité mít v životě víc pilířů než jen práci, jinak hrozí, že dřív nebo později vyhoříme.
• Dělejte to, co vás baví a naplňuje. Klišé všech klišé, ale založené na pravdivém základu. Jestli každé pondělí zoufáte nad tím, že zase končí život, něco je špatně. Každé povolání má své lepší a horší stránky, ale pozitiva by měla vždy převažovat. Budete mít pak mnohem větší chuť něco dělat, a práce vám půjde od ruky.

Závěrem snad jen to, že všichni se nacházíme v jiné životní situaci, a pokud se teď na home office staráte ještě o malé děti, smekám. Snažila jsem se popsat co nejuniverzálnější rady, a doufám, že vám alespoň jedna z nich pomůže. Zároveň chci ještě zmínit důležitou věc, která se týká produktivity – neporovnávejte se s druhými. Sami víte nejlíp, jestli jste celý den prováleli u Netflixu, nebo byli produktivní. A to, že jste stihli půlku úkolů, co váš kolega nebo kamarád, je úplně jedno. Pokud děláme vše nejlépe, jak v danou chvíli dovedeme, není důvod si cokoliv vyčítat.

Jak si organizujete čas vy? Máte nějaké triky, které vám pomáhají být produktivní? Budu moc ráda, když mi je napíšete do komentářů nebo do soukromých zpráv na mém Instagramu @veronikatazlerova.